Handige tips voor Excel

Home Excel Handige tips voor Excel

Excel is een programma waar de meeste van ons op een gegeven moment mee te maken krijgen en waar we ook mee moeten vechten, maar wij hebben enkele tips voor je die dit waarschijnlijk al een stuk minder gaan maken. Wij hebben namelijk de beste handige tips voor Excel verzameld zodat jouw leven net wat makkelijker wordt.

Gebruik voorbeelddata

Soms moet je een spreadsheet klaarmaken voordat je de data hebt die erin gaat, met behulp van Excel kun je er willekeurige data inzetten om te controleren of alle formules goed werken. Dit doe je door ASELECTTUSSEN (1,1000) in te voeren in de formule, hiermee wordt een nummer tussen de 1 en 1000 gegenereerd en kun je controleren of de verdere formules allemaal goed werken.

Om de nummers in meerdere cellen te krijgen zet je je muis in de rechterhoek van de cel en sleep je de formule naar beneden.

Hieronder een voorbeeld van ASELECTTUSSEN.

ASELECTTUSSEN functie in Excel

Een rij of kolom vastzetten

Sommige belangrijke data heb je het liefst constant in beeld, maar dit gaat moeilijk als je naar beneden moet scrollen. Om dit probleem op te lossen kun je rijen wel vastzetten. Je hoeft alleen maar de desbetreffende rijen te selecteren en onder het tabblad beeld kiezen voor ‘bovenste rij blokkeren’ te kiezen.

Hetzelfde kun je dan uiteraard doen voor een kolom. Op dezelfde plek heb je ook de optie ‘eerste kolom blokkeren’.

Je hoeft zelf geen formules te maken

Formules zijn een ontzettend handig onderdeel van Excel maar het kan lang duren om ze allemaal zelf te schrijven. Gelukkig vind je onder het tabblad formules allemaal kant-en-klare formules die je zo voor jouw cellen kunt gebruiken. Dit scheelt jou veel tijd en moeite.

De formules staan in verschillende categorieën ingedeeld.

De formulebalk in Excel.

Alle data in één keer selecteren

Je kunt alles selecteren door op Ctrl en A te drukken. Maar er bestaat nog een mogelijkheid om je hele sheet in een keer te selecteren. Dit kun je doen door op driehoekje te klikken naast de A en boven de 1.



Voorwaardelijke opmaak

Excel experts noemen dit ook wel de meest belangrijke functie van Excel en dat terwijl sommige van ons er wellicht nog nooit van hebben gehoord. Hier kun je cellen met een bepaalde waarde een kleur geven en er zijn veel verschillende manieren om dit te doen. Dit helpt je met het overzichtelijk en inzichtelijk maken van jouw data. Zo kan je bij een winst en verliesrekening hogere verliezen roder maken en hogere winsten groener. Het is een functie die je even onder de knie moet krijgen, maar na wat oefenen heb je hier echt wat aan.

Lees: Voorwaardelijke opmaak gebruiken in Excel

Constanten creëren

Als je veel met Excel werkt dan gebruik je wellicht vaker dezelfde grote getallen. Deze complexe getallen kun je dan tot constanten van een kort woord maken om ze sneller te gebruiken in formules. 

Ga hiervoor naar het formule tabblad en klik op ‘naam definiëren’ hier kan je dan de naam van de constante invoeren en het getal waar hij naar verwijst.

Opmerkingen toevoegen

Waarschijnlijk moeten andere ook jouw spreadsheet gaan lezen en dan is het wel zo handig als ze hem begrijpen. Gelukkig kun je in Excel ook opmerkingen toevoegen om de spreadsheet uit te leggen. Je moet hiervoor met de rechtermuisknop op een cel klikken en dan op ‘opmerking invoegen’ drukken. Cellen met een opmerking zullen een rode vlag in de hoek laten zien. 

In onze verlofkaart voor 2020 hebben wij d.m.v. opmerkingen de feestdagen ingevuld

Als ik met mijn cursor over het paarse driehoekje ga, komt de opmerking tevoorschijn.

Je kunt anders altijd naar het Controleren tabblad gaan en op ‘Opmerkingen weergeven’ drukken om alle opmerkingen tegelijkertijd te laten zien.

Maak je eigen snelkoppelingen

In de bovenste balk heb je waarschijnlijk alle enkele snelkoppelingen zoals ‘Opslaan’ of ‘Ongedaan maken’. Hier kun je zelf nog meer aan toevoegen. Eerst moet je naar het tabblad bestand gaan en vervolgens naar Opties (onderaan), hier kun je op ‘Werkbalk snelle toegang’ drukken waar je kunt kiezen uit verschillende snelkoppelingen die je dan in de werkbalk kunt zetten.

Het is handig om functies die je vaak gebruikt op de werkbalk Snelle toegang te zetten.

Wanneer Excel te veel van de processor gebruikt

Als je een groot bestand hebt met veel complexe formules dan kan dit veel van jouw computer vragen, waar hij misschien sloom van wordt. Dit kun je tegengaan door naar het tabblad Bestand te gaan, naar Opties (links onder) en dan naar Geavanceerd.

Hier kun je bij het kopje Formules ‘berekeningen met meerdere threads toestaan’ compleet uitschakelen of er handmatig maar enkele toestaan. Hierdoor zal het berekenen van complexe formules wat slomer gaan maar je computer heeft wel meer kracht over voor andere taken.

Als je vaak bestanden gebruikt, die groter zijn dan 4GB, dan is het te overwegen om over te stappen op een 64-bit versie van Excel.

Data voorspellen

Excel heeft zelfs een functie waarmee je data kunt laten voorspellen door Excel gebaseerd op eerdere data. Eerst moet je alle data met de juiste datum erbij in je spreadsheet hebben staan. Deze kun je vervolgens selecteren en dan klikken op ‘voorspellingsblad’ onder het tabblad gegevens. 

Hiermee krijg je een lijngrafiek met een voorspelling. Natuurlijk moet je hier niet vanuit gaan, maar het kan wel behulpzaam zijn om inzichten in jouw data te verkrijgen.

Enkele snelkoppelingen

Als laatste handige tip voor Excel hebben we nog enkele snelkoppelingen voor jou om sneller mee te kunnen werken. De snelkoppeling [Ctrl]+[Shift]+[$] werkt ideaal om alle geselecteerde data meteen om te zetten in jouw standaard munteenheid. Tegenovergesteld kun je [Ctrl]+[Shift]+[#] gebruiken om alle data terug in de default te zetten. 

Met deze tips kom je al een stuk verder in Excel, maar er is altijd nog meer te ontdekken over Excel. Blijf dus zeker nieuwe dingen proberen en je zal er steeds handiger in worden. 

Lees: Realtime koersen in Excel