Je hebt een digitale agenda van Google en een bij Outlook. Ontzettend handig, maar ook lastig. Op je werk gebruik je de Google- agenda en thuis die van Outlook (of andersom). Veel dubbel werk en de kans dat je een activiteit mist, ligt op de loer. Daarom is het handig dat je beide agenda’s kunt synchroniseren. In een oogwenk zie je al je afspraken in beide agenda’s staan.
Is synchroniseren noodzakelijk?
De agenda’s van Google en Outlook synchroniseren lijkt handig, maar is het ook echt nodig? Er zijn namelijk genoeg alternatieven. Het is bijvoorbeeld mogelijk alle agenda’s op je smartphone samen te voegen in één app. Je hebt de agenda’s dan niet gesynchroniseerd, maar je ziet wel beide agenda’s in dezelfde app en in dezelfde weergave.
Als je je agenda’s voornamelijk gebruikt op je computer dan zou je de Windows-versie van Outlook kunnen inruilen voor de online versie: Outlook.com. Deze ondersteunt namelijk meerdere agenda’s en je kunt inloggen op iedere computer ter wereld op ieder moment.
De agenda van Outlook online is overzichtelijk en overal te bereiken.
Waarom niet gewoon één agenda nemen?
Het is handig, en soms nodig, om agenda’s van meerdere e-mailproviders te gebruiken, maar het kan ook leiden tot problemen. Wanneer mogelijk, is het zeker het overwegen waard om gebruik te maken van ‘slechts’ één agenda. Het is nu stukken eenvoudiger om afspraken te maken en te plannen. Zowel Google als Microsoft biedt de mogelijkheid om in hetzelfde programma meerdere agenda’s te gebruiken, bijvoorbeeld een privé agenda en een werkagenda. Als je een afspraak toevoegt, kun je zelf kiezen in welke agenda je dit doet.
Extra Agenda instellen voor Google
- Open Google Agenda
- Klik links op + bij Andere agenda’s
- Vul Naam, omschrijving in en klik Agenda maken
Je kunt nu kiezen in welke agenda je de afspraak wilt zetten: Test Agenda of Pctipvandedag.
Extra agenda maken in Outlook.com
- Open Outlook.com
- Klik links boven op de bolletjes
- Kies voor Agenda
- Links druk je op Agenda maken
- Vul een naam in
Bij een nieuwe gebeurtenis kun je kiezen welke agenda je wilt gebruiken.
Het is ook mogelijk om een standaard agenda in te stellen op je iPhone. Alle afspraken die je maakt worden in deze agenda opgeslagen. Op een Android smartphone moet je de agenda waar je je afspraak wilt maken selecteren.
Standaard agenda instellen op iPhone
- Ga naar Instellingen
- Kies voor Agenda
- Stel jouw standaard agenda in
Een Google- agenda exporteren en importeren
Een agenda van Google is alleen te exporteren vanaf een computer en niet vanaf een tablet of smartphone. Ga als volgt te werk:
- Open Google Agenda
- Ga naar “Mijn Agenda’s” aan de linkerkant van het scherm.
- Selecteer “Instellingen”, dit is het tandwiel rechts bovenaan het scherm.
- Ga nu naar het tweede tabblad “Agenda’s”, kies voor “Agenda’s exporteren”.
Er wordt een zip- bestand opgeslagen op je computer. Dit zip- bestand bevat de ICS- bestanden voor iedere afzonderlijke agenda (dus ook Outlook). Je kunt de ICS- bestanden importeren in Outlook. Dit doe je door de afzonderlijke bestanden één voor één uit het zip- bestand te halen.
- Vervolgens klik je in Outlook op “bestand”.
- Ga naar “open en export”
- Ga naar “importeer en exporteer”
- Selecteer de optie om een iCalendar- bestand (.ics) te importeren.
Een Outlook- agenda exporteren
Een Outlook- agenda exporteren gaat bijna op dezelfde manier als importeren. Je herhaalt dezelfde stappen, maar kies na “importeer en exporteer” voor: “exporteer naar een bestand”. Sla het vervolgens op als een csv- bestand. Als je Outlook.com gebruikt, kun je niet exporteren, maar wel importeren. Om dat te doen, klik je op “agenda toevoegen” en kies “bestand” in het menu en navigeer naar de ics- bestanden om deze te importeren.
Lees: Google Agenda delen
Twee agenda’s tegelijk bekijken
In Android installeer je eerst de Microsoft Outlook- app. In de Google Play Store is deze gratis te downloaden. Wanneer je de app voor de eerste keer op je telefoon installeert, krijg je de vraag of je deze wilt koppelen aan een ander account. Kies dit en je agenda’s worden gesynchroniseerd. De agenda- app op een iPhone en iPad kan ook de agenda’s van Google- en Outlook weergeven.
- Ga naar instellingen, mail, contactpersonen, agenda’ s en tik op “account toevoegen”.
- Gebruik de opties om Google en Outlook.com- accounts toe te voegen.
- Bevestig het bericht om de agenda’s te synchroniseren.
Als je nu afspraken toevoegt aan Google Agenda, Outlook.com Agenda of Outlook, worden deze automatisch weergegeven in de iOS Agenda- app.
