Skip to content Skip to footer

Hoe kun je je bedrijfsprocessen efficiënter maken?

In iedere organisatie vinden dagelijks heel veel verschillende bedrijfsprocessen plaats. Een bedrijfsproces is een serie activiteiten die in een bepaalde volgorde worden uitgevoerd om een bepaald resultaat te bereiken. Natuurlijk wil je dat een bedrijfsproces zo efficiënt mogelijk wordt uitgevoerd, want dat levert een tijds-en kostenbesparingen op. Wat kun je doen om je bedrijfsprocessen te verbeteren en ze effectiever en efficiënter te maken? 

Welke knelpunten zijn er?

Een organisatie is een omgeving met veel verschillende processen met verschillende betrokken medewerkers. Hoe meer processen en meer betrokkenen er zijn, hoe onoverzichtelijker processen worden. Hierdoor ontstaan gemakkelijk knelpunten. De eerste vraag die dan ook gesteld moet worden als bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd is: tegen welke knelpunten lopen we aan? Of het nu om werkbonnen, de boekhouding, of het CRM-systeem gaat, door de knelpunten te identificeren die de grootste impact hebben op de effectiviteit van de organisatie kun je het meeste winst behalen. 

Digitaliseren

Door bedrijfsprocessen te digitaliseren en te automatiseren wordt het werkproces ondersteund en ervaar je tijdswinst en een verbetering van de kwaliteit. Digitale systemen kunnen bedrijfsprocessen namelijk veel sneller en nauwkeuriger uitvoeren dan mensen. Hierdoor heb je zelf meer tijd over om je te focussen op andere verantwoordelijkheden. 

Welke processen ga je verbeteren? 

Nadat je de knelpunten hebt geïdentificeerd en uitgewerkt, weet je welke processen je gaat verbeteren. De kans is groot dat je dit gaat doen door te digitaliseren. Begin met het proces waarvan je denk dat er de meeste winst te behalen valt. Pak die processen aan waar nog veel handmatige handelingen worden gedaan waardoor er fouten ontstaan of waar er gebruik wordt gemaak van losse applicaties of Excel bestanden. Wordt er in een bepaald proces bijvoorbeeld gebruik gemaakt van papieren registratieformulieren? Onderzoek dan of het mogelijk is om gebruik te maken van een digitaal registratieformulier. Kijk niet alleen naar de tijdsbesparing, maar ook naar de kwaliteit van de output, aangezien het aantal menselijke fouten zal teruglopen. 

Het beste proces

Nu de knelpunten zijn geïdentificeerd en bij welke processen de verbetermogelijkheden liggen is het tijd om naar het oude proces te kijken en een nieuwe, ideale situatie uit te werken. Processen worden al snel ingewikkeld, omdat er allerlei uitzonderingen bestaan. Een uitzondering kan moeilijk geautomatiseerd worden. Beschrijf daarom eerst het gestandaardiseerde proces en voeg de uitzonderingen later toe. Maak een zorgvuldige afweging of een uitzondering wel of niet geautomatiseerd moet worden. Als de kosten en de baten niet in balans zijn is het vaak beter dat de uitzonderingen handmatig worden gedaan. Dit is vaak de eerste stap naar automatiseren. Als het proces standaard is geworden door digitalisatie, is het automatiseren vaak nog maar een kleine stap. 

Kies de juiste software

Als je weet welke processtappen gedigitaliseerd gaan worden om het proces efficiënter en effectiever te maken, moet je gaan nadenken over de beste software oplossing die daarbij hoort. Hier begint het selectietraject van het kiezen van de meest geschikte software. Als je de knelpunten goed in kaart hebt gebracht, weet je als het goed is waar het software systeem aan moet voldoen om de knelpunten op te lossen. Deze vormen dan ook het uitgangspunt bij zoeken van de software met de juiste functionaliteiten. 

Implementatie van software

Als de juiste softwareleverancier is gekozen, is het tijd om de software te implementeren in de organisatie. De implementatie kan meestal het beste gefaseerd worden uitgevoerd om het bedrijfsproces niet in een keer te ontwrichten. Door Agile te werk te gaan, wordt de implementatie opgedeeld in kleinere stappen. Iedere keer wordt er een kleine verbeteringsslag gemaakt waardoor het proces steeds iets beter wordt, zonder men ineens over hoeft te stappen op een compleet nieuwe werkwijze. 

Lean methode

Door de Lean methode te gebruiken maak je meetbaar of alles wat je aanpast of verbetert het proces ook daadwerkelijk efficiënter en effectiever maakt. Door meetbaar te maken wat je verandert, leer je wat wel en niet werkt, zo kun je hierop vervolgens snel bijsturen. Het beste is om klein te beginnen. Pas het aan, test het uit en meet de resultaten. Pas het proces vervolgens nogmaals aan mocht dat nodig zijn. Bij het verbeteren van processen is het belangrijk dat er draagvlak is binnen de organisatie. Veranderingen roepen vaak weerstand op bij de betrokkenen die werken met de processen. Een grote verandering roept vaak meer weerstand op dan een verandering die in kleine stapjes gaat. Door de Lean methodiek toe te passen is het makkelijker om mensen te betrekken bij deze veranderingen.

Dé plek voor tips en uitleg over tech: Windows, Apple, Microsoft Office, DigiD en meer.