Het nauwgezet bijhouden van je zakelijke kilometers en privékilometers is een belangrijke taak voor veel zzp’ers die bijvoorbeeld hun eigen auto voor zakelijke doeleinden gebruiken. Hoewel er verschillende methoden en tools beschikbaar zijn om dit te doen, blijft Microsoft Excel een populaire keuze. Dit vanwege de veelzijdigheid en de toegankelijkheid. Dit artikel legt uit waarom je als zzp’er een kilometerregistratie zou moeten bijhouden, welke gegevens je moet registreren en hoe je dit stapsgewijs kunt doen in Excel.
Waarom een kilometerregistratie bijhouden als zzp’er?
Als zzp’er heb je mogelijk een privéauto die je ook zakelijk gebruikt, bijvoorbeeld omdat je al een auto had en daarna zzp’er bent geworden of omdat je hebt gekozen voor private lease. Private lease is een formule waarbij je voor een maandelijkse huurprijs, in principe zonder voorschot, over een wagen kan beschikken. Veel uitgaven, bijvoorbeeld het onderhoud en de reparaties, hoef je dan niet meer zelf te betalen. Hierdoor geniet je van veel zekerheid. Maar als je deze privéauto vervolgens ook zakelijk gebruikt, moet je wellicht een kilometerregistratie bijhouden. Dit is noodzakelijk als je de zakelijke kilometervergoeding van € 0,21 per kilometer van de winst wil aftrekken.
Verplichte inhoud van de kilometerregistratie
Een kilometerregistratie is een oplossing om te bepalen hoeveel kilometers per jaar je zakelijk rijdt. De Belastingdienst raadt aan om hiervoor een RitRegistratieSysteem (RRS) te gebruiken. Of je houdt op een andere manier de kilometerregistratie bij, bijvoorbeeld in Excel. Dit is toegestaan, maar je dient wel een aantal zaken te vermelden. Zo moet de rittenregistratie verplicht het merk van de auto, het type auto, het kenteken van de auto, de periode waarin je de auto hebt gebruikt en de ritgegevens vermelden. Per rit dien je de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres en de afgelegde route te vermelden. Ook moet je aangeven of het een privérit of een zakelijke rit betreft. Als je bij een rit zowel zakelijke kilometers als privékilometers hebt gemaakt, vermeld je ook de omrijkilometers.
Stap voor stap een kilometerregistratie bijhouden in Excel
Excel biedt veel flexibiliteit voor het bijhouden van je kilometers. Begin met het maken van een nieuw Excel-document en creëer kolommen voor de vereiste informatie: datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, vertrek- en aankomstadres, de afgelegde route, het doel van de rit (zakelijk of privé) en eventuele omrijkilometers. Voer deze informatie in na elke rit. Je kunt ook formules gebruiken om automatisch de afgelegde afstand en het onderscheid tussen zakelijke en privékilometers te berekenen. Sla dit document op een veilige plaats op en zorg ervoor dat je het regelmatig bijwerkt. Sla het document op in de cloud, zodat je het altijd en overal kunt raadplegen.
Voor- en nadelen van een kilometerregistratie in Excel
Een groot voordeel van het gebruik van Excel voor je kilometerregistratie is de aanzienlijke flexibiliteit en controle die het biedt. Je kunt je spreadsheet aanpassen aan je behoeften en je kunt eigen formules gebruiken om berekeningen te automatiseren. Bovendien is Excel een programma dat op de meeste computers beschikbaar is, wat betekent dat je geen extra kosten hoeft te maken om het te gebruiken.
Het is wel zo dat het enigszins tijdrovend kan zijn, vooral als je niet bekend bent met het programma. Het vergt ook discipline om regelmatig je kilometers in te voeren en het document up-to-date te houden. Vaak heb je ook geen computer bij de hand en moet je de gegevens dus eerst ergens anders noteren en vervolgens overnemen in Excel. Dat is vrij omslachtig. En hoewel Excel een krachtige tool is, biedt het niet de geavanceerde functies van gespecialiseerde systemen.
