Tijdens de coronacrisis werken velen van ons (deels) vanuit huis. Helemaal ontsnappen aan je baas lukt echter niet want de vergaderingen gaan gewoon door. Dikke kans dat je dan te maken krijgt met een programma zoals Microsoft Teams. Misschien wisselt je werkgever van Zoom naar het Microsoft programma of moet je juist op afstand solliciteren via dit medium: wij leggen je stap voor stap uit hoe je Microsoft Teams installeert, erop inlogt en deelneemt aan een vergadering. Wel zo handig!
Microsoft Teams
Mogelijk heb je wel eens gehoord van Skype. Het veelgebruikte programma waarmee je gratis naar familie en vrienden in het buitenland kan bellen. Hiervan bestond ook een bedrijfsvariant: Skype for Business. Deze wordt langzaamaan vervangen voor het uitgebreidere Microsoft Teams. Dit is momenteel een enorm populair programma onder bedrijven om op afstand te kunnen overleggen.
Teams is een samenwerkingsplatform. Je kunt met Teams namelijk meer dan alleen gratis videobellen. Zo maak je heel simpel een groep aan waarin je met elkaar kan chatten of bestanden kunt delen. Teams is dus ideaal als je even snel iets aan je collega wilt laten weten of je baas een belangrijk document moet sturen. Wil je dat iemand met je meekijkt? Geen probleem. Met Teams kun je ook je scherm delen zodat ze live dezelfde inhoud zien als jij.
Maak je geen zorgen als je een Apple computer hebt. Hoewel Teams door Microsoft ontwikkeld is, maakt het voor de werking niet uit welk besturingssysteem je hebt.
Teams downloaden en installeren
- Zorg allereerst dat je bent uitgelogd bij alle Microsoft-accounts (bijvoorbeeld Outlook/Hotmail)
- Ga dan naar de Microsoft Teams website
- Klik op ‘Gratis registreren’
- Voer het e-mailadres in dat je wilt gebruiken voor Teams. Dit moet een e-mailadres zijn dat je al hebt
- Het volgende scherm vraagt hoe je Teams wilt gebruiken. Hier kies je voor ‘Werk’
- Vervolgens wordt gevraagd je gegevens te verifiëren en moet je het wachtwoord invullen dat je altijd gebruikt voor het gekozen e-mailadres
- Vul in de volgende stap je naam en de andere gevraagde gegevens in en klik op ‘Teams instellen’
- Hierna moet je maximaal een minuut wachten tot Microsoft Teams je account heeft aangemaakt
- Tot slot moet je selecteren hoe je Teams wil gebruiken: via de Webapp of Windows app/Mac app. Hieronder leggen we het verschil uit.
Als je de Teams-app niet op je computer wil installeren, kies je voor de Webapp. Hiermee blijft je op de website van Microsoft Teams en draait het programma op de internetpagina. De andere optie is het downloaden van de Windows App. Met een Apple computer heet dit de Mac App. Deze app verschijnt dan met een eigen icoon bij de andere programma’s op je computer: wel zo makkelijk als je verwacht Teams vaker te gebruiken.
- Nadat je de keuze hebt gemaakt, ben je meteen ingelogd.
Deelnemen aan een vergadering via uitnodiging
Het kan zijn dat je door iemand wordt uitgenodigd via een e-mailbericht.
- Selecteer Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering in de uitnodiging.
- Je wordt naar een pagina geleid waar je kunt kiezen om deel te nemen via internet (de Webapp) of om de desktop-app te downloaden. Als je de Teams-app al hebt, wordt deze automatisch geopend.
- Als je geen Teams-account hebt en de organisator dit heeft toegestaan, heb je de optie om je naam in te voeren en als gast deel te nemen. Heb je wel een account? Selecteer dan ‘aanmelden’ om deel te nemen. Afhankelijk van de instellingen van de organisator neem je direct deel aan de vergadering of wacht je in ‘lobby’ waar iemand je kan toelaten tot de bespreking.
Deelnemen aan een vergadering vanuit de app
Dit kan via de agenda, kanaal of een chatgesprek. We bespreken ze hieronder allemaal.
Agenda
- Kies in de Teams app vanuit je Agenda de optie deelnemen voor een vergadering die al aan de gang is.
- Kies de gewenste audio-en video-instellingen.
- Selecteer Nu deelnemen.
Kanaal
Er wordt in Teams gewerkt met kanalen. Elk team is onderverdeeld in kanalen die bijvoorbeeld gewijd zijn aan een bepaald onderwerp, project of een afdeling. Je ziet direct in het kanaal waarin je werkt een uitnodiging om deel te nemen als hierin een vergadering plaatsvindt. Daarnaast staat ook meteen de belangrijke inhoud erbij en wie er gaat deelnemen.
- Selecteer deelnemen
Chat
Als de vergadering in de chat al is gestart, wordt deze weergegeven in de lijst met recente chatberichten.
- Selecteer de vergadering in je lijst met chatberichten en selecteer vervolgens deelnemen boven aan de chatsessie.
Weer inloggen nadat je bent uitgelogd in Microsoft Teams
- Zowel in de Webapp als de Windows app of Mac app kies je voor ‘Aanmelden’.
- Vul je e-mailadres en wachtwoord in.
- Top! Je bent ingelogd en Microsoft Teams staat al helemaal voor je klaar.
