Hoe werkt Copilot, en hoe kun je er slim en productiever mee werken?
Nu OpenAI en Google Gemini hun eigen diensten hebben die generatieve AI aanbieden, kan Microsoft natuurlijk niet achterblijven. Veel grote organisaties gebruiken programma’s van Microsoft en om deze reden heeft het bedrijf Copilot in het leven geroepen. In combinatie met Microsoft 365 is deze slimme assistent heel handig. Zo kun je de tool inzetten om je werkdag een stuk efficiënter te laten verlopen of orde te scheppen in drukke weken.
Alles over Copilot van Microsoft
Copilot is de slimme assistent van Microsoft die net als andere generatieve AI het mogelijk maakt om teksten te schrijven, te begrijpen en samen te vatten. Maar omdat de slimme assistent zo diep geïntegreerd is in alle Microsoft 365-programma’s van het softwarebedrijf, kun je er veel meer mee. Zo kan Copilot je onder meer helpen bij het opstellen en analyseren van spreadsheets, het maken van notulen van vergaderingen of het oefenen van een lastig gesprek.
Begin de week met een helder overzicht
De maandag is voor het bedrijfsleven steevast de zwaarste dag van de week. Het weekend is net afgelopen en er staat meteen weer een enorme stapel werk op je te wachten. Gelukkig kun je je week stressvrij beginnen door eerst een helder overzicht te maken. Dat hoef je niet zelf te doen. Want doordat Copilot onder meer Microsoft Teams, Outlook Calendar en OneNote kan overzien, kun je een prompt schrijven om je week helder in te delen.
Zo kun je in de prompt schrijven: “Ik wil me voorbereiden op de hele week. Kun je een overzicht maken van alle vergaderingen van deze week? Sorteer de vergaderingen op volgorde. Maak voor elke vergadering een bullet met de titel van de afspraak. Vertel me ook wie de deelnemers zijn.”
Een dergelijke prompt wordt ook intern bij Microsoft gebruikt om de werkdagen efficiënt voor te bereiden en te plannen. Als je de prompt uitbreidt met: “Zet de resultaten voor me in OneNote”, dan kun je je lijstjes aanvullen met notities per vergadering.
Maak met Microsoft Copilot notulen van vergaderingen in een handomdraai
Voor veel mensen in het bedrijfsleven is vergaderen een noodzakelijk kwaad. Alle vergaderingen terugluisteren, transcriberen en samenvatten kan enorm veel tijd kosten. Gelukkig kun je online transcriptietools vinden, die AI gebruiken om alles wat er gezegd is (zelfs in het Nederlands!) uit te schrijven. Vervolgens kun je Copilot vragen om de notulen voor je te schrijven. Je kunt zelfs Teams Meetings automatisch de vergadering op laten nemen en dan met de Recap tab en Copilot notulen laten schrijven.
Daarvoor is een prompt als: “Vat in maximaal 3 bullets samen wat spreker X heeft gezegd over dit onderwerp tijdens de vergadering.” Zo kun je notulen maken, zonder dat het je heel veel tijd kost. Dit soort informatie kan handig van pas komen als je een rapport over de vergadering moet opstellen.
Wees duidelijk en helder tegen Copilot
Wil je iets anders aan Copilot vragen, dan is het belangrijk dat je duidelijk en specifiek bent. Als je een goede prompt schrijft met zoveel mogelijk context, helpt dat Copilot om te doen wat je wilt. Kunstmatige intelligentie is geen magie die gedachten kan lezen. Daarom is het belangrijk dat je je afvraagt wat je precies wilt dat Copilot doet. Geef ook aan waarom je de informatie nodig hebt en wie erbij zijn betrokken, zoals bijvoorbeeld medewerker X uit de notulen. Wil je een heldere samenvatting van een spreadsheet, dan is het belangrijk dat je aangeeft dat hij de informatie uit de spreadsheet in Excel moet halen. Geef ten slotte ook aan wat je verwachtingen zijn.
Denk bijvoorbeeld aan: “Genereer een samenvatting van drie alinea’s van het kwartaalrapport voor het derde kwartaal van dit jaar, met de nadruk op de verkoopprestaties. Je kunt de Powerpoint-presentatie en spreadsheet als bron gebruiken. Maak een verslag in begrijpelijke taal, zodat mensen buiten ons bedrijf ook begrijpen waar dit over gaat.”
Geef zoveel mogelijk details
Je helpt Copilot enorm als je zoveel mogelijk context en details geeft. Hoe specifieker je bent in je instructies, hoe beter het eindresultaat zal zijn. Wil je bijvoorbeeld een tekst genereren, dan dien je aan te geven wat het doel is van je tekst, wie de doelgroep is, welke stijl Copilot moet gebruiken en waar de bronnen vandaan komen. Zo kun je Copilot bijvoorbeeld een tekst voor een nieuwsbrief over een nieuwe campagne laten schrijven. Of je maakt een interne memo voor het personeel om ze te wijzen op de nieuwe werktijden die per 1 januari ingaan.
Schep orde in de chaos van drukke weken
Wil je weten hoe je week eruit gaat zien, maar heb je geen tijd om zelf een takenlijst te maken? Gelukkig komt Copilot dan handig van pas. Zo kun je de slimme assistent vragen om alle e-mails, Teams- en kanaalberichten van de afgelopen week samen te vatten en aan de hand daarvan een takenlijst te maken met dingen die je deze week nog moet doen. Zo weet je zeker dat je geen belangrijke actiepunten over het hoofd ziet. Ook als je na een weekendje weg op maandag de mail weer opent en je opeens 50 ongelezen mails hebt.
Gebruik Copilot voor een rollenspel
Ten slotte kun je Copilot ook gebruiken om je sociale vaardigheden te verbeteren. Stel: je moet als manager een medewerker vertellen dat zijn proefcontract niet wordt verlengd. Vertel dan in een prompt dat je een rollenspel wilt doen over een moeilijk gesprek met de medewerker en dat je graag wilt praten over waarom deze persoon niet geschikt is voor de rol. Geef in de prompt aan dat jij de manager bent en Copilot zich moet gedragen als een medewerker die erg naar deze baan had uitgekeken. Zo is het straks minder moeilijk als je dit gesprek in het echt moet voeren.
