Office Online is een toegankelijk en overzichtelijk programma. Het heeft een aantal voordelen ten opzichte van de offline versie van Microsoft Office. Desondanks kiezen veel gebruikers er nog steeds voor om het offline softwarepakket van Microsoft aan te schaffen. Elke drie jaar komt er een nieuwe versie uit, en elke keer wordt het pakket wederom miljoenen keren verkocht. Dat is opvallend, want Office Online is volledig gratis en past veel beter bij de huidige tijd en de voorkeuren van gebruikers.
Een korte samenvatting over Microsoft Office
Microsoft Office is het meest gebruikte software pakket met professionele applicaties. Dat is eigenlijk al zo sinds de dag dat vrijwel elk huishouden de beschikking over een computer heeft. Op kantoren wordt Microsoft Office, zoals Excel, Word en PowerPoint ook volop gebruikt. Dit was de eerste doelgroep toen Microsoft de verschillende applicaties begon te ontwikkelen. Van daaruit is het softwarepakket ook onze huiskamers binnen gekomen.
Het softwarepakket van Microsoft Office
Inmiddels vallen er heel wat programma’s onder de naam Microsoft Office. Een aantal daarvan worden een stuk meer gebruikt dan anderen. Iedereen kent Word en heeft er waarschijnlijk weleens mee gewerkt. Excel en Powerpoint worden ook veel gebruikt voor bepaalde doeleinden. Met Access kun je gegevens beheren. Dit is een programma dat veel door bedrijven wordt gebruikt, maar een stuk minder door particulieren. Er horen nog heel wat programma’s bij Microsoft Office en daar komen steeds weer nieuwe bij. Een ander bekend onderdeel is Microsoft Outlook. Dat is een programma waarmee je e-mails kunt ontvangen, versturen en beheren. In het afgelopen decennium zijn dit soort communicatieprogramma’s in veel gevallen vervangen door online varianten zoals Gmail. En ook met de overige onderdelen van Microsoft Office gaat het dus die kant op.
Microsoft Word is de meest gebruikte tekstverwerker
Microsoft Word is ongetwijfeld de meest populaire en het programma waar de meeste mensen aan denken wanneer ze de naam Microsoft Office horen. Het is een tekstverwerker die in de loop der jaren heel wat extra functies heeft gekregen. Je kunt daarbij denken aan een spellingchecker en verbeterde integratie met afbeeldingen en tabellen. Dit programma wordt allang niet meer alleen in een professionele setting gebruikt. Het is de standaard tekstverwerker op scholen en bij de meeste mensen thuis. Mensen gebruiken het voor van alles en nog wat. Het kan gaan om het schrijven van een opdracht voor school, het opstellen van een bedrijfsevaluatie of het uittypen van een sinterklaasgedicht.
Wie kent het scherm van Word niet?
De vele redenen waarom Office Online de betere optie is
Microsoft Office is een kwalitatief hoogstaand programma. Door de jaren heen is er veel geïnnoveerd en heeft Microsoft vaak laten zien waarom ze de marktleider zijn. Toch is de opzet van Microsoft Office behoorlijk verouderd geraakt. Er vindt tegenwoordig bijvoorbeeld veel meer online plaats. Daarbovenop hebben mensen momenteel toegang tot talloze alternatieven. De methode van het uitbrengen en updaten van Microsoft Office is ook niet meer van deze tijd. Daar komt nog bij dat het inmiddels wel tijd is voor gratis Word. Helemaal omdat Google Docs al jaren gratis beschikbaar is.
De standaard apps kun je online benaderen:
Office Online is volledig gratis
Iedereen houdt van goede software die gratis is. Zelfs de meest diehard Microsoft Office gebruiker zal toe moeten geven dat het softwarepakket zeker niet goedkoop is. Als je veel gebruikt maakt van de verschillende applicaties, dan is het je geld waarschijnlijk waard. Toch is gratis natuurlijk altijd beter. Helemaal omdat je Microsoft Office steeds opnieuw moet aanschaffen als je de nieuwste versie wilt hebben. Ongeveer elke drie jaar is er een nieuwe editie. Het recentere Microsoft Office 365 is wat dat betreft een stuk moderner. Dat softwarepakket wordt wel continu voorzien van updates en lijkt een definitieve versie te zijn. Toch is een tientje in de maand een behoorlijke kostenpost. Helemaal omdat veel mensen eigenlijk alleen het programma om tekst mee te verwerken gebruiken. Gelukkig is er nu Word Online. Dat kan door iedereen gratis gebruikt worden.
De inhoud van Office Online
De programma’s van Office Online zijn een versimpelde versie van die je bij Microsoft Office aantreft. Toch zullen deze programma’s voor de meeste gebruikers meer dan genoeg opties hebben. De meeste functies zul je waarschijnlijk zelfs helemaal niet gebruiken. Professionele gebruikers van Acces, die uitgebreide databases maken, vormen waarschijnlijk de enige groep waarvoor Office Online minder geschikt is. Voor iedereen die gebruik wilt maken van Word, Excel, Powerpoint of zelfs OneNote en Outlook is Office Online een betere en modernere optie.
Met Office Online wordt alles automatisch in de cloud opgeslagen
Tegenwoordig worden veel zaken online afgehandeld. Het is dus ook niet zo gek dat jouw bestanden online opgeslagen worden. Iedereen met een Microsoft Office Online account krijgt een 5GB opslagruimte in OneDrive. Dat is genoeg voor erg veel afbeeldingen en een virtueel oneindig aantal tekstbestanden. Wanneer je met Office Online werkt, dan worden bestanden automatisch in de cloud opgeslagen. Dat is erg handig, want hierdoor zijn ze eenvoudig te openen met een apparaat waarop het originele tekstbestand niet geschreven is. Deze methode is onder andere erg prettig voor mensen die thuis en op kantoor werken.
Bij de installatie van OneDrive geef je een map aan waar je jouw bestanden uit de cloud wilt bewaren. Net zoals je Google Drive in de verkenner kunt toevoegen.
Voor gebruikers die in het bezit zijn van meer dan één device
Het is tegenwoordig gebruikelijk om niet meer over één apparaat te beschikken waarop je tekst kunt verwerken. Een aantal jaren geleden was één pc per huishouden de standaard. Momenteel beschikken veel mensen over meerdere devices. Een smartphone, tablet, desktop pc en een laptop zijn allemaal behoorlijk standaard. Bijna elke actieve gebruiker die met de tijd meegaat heeft tenminste twee van deze apparaten. Office Online is voor al die mensen veel beter geschikt. Je kunt je bestanden namelijk op elk apparaat openen. Hierdoor kun je jouw presentatie of tekstbestand in de trein doornemen en aanpassen. Met de traditionele versie van Microsoft Office is dat allemaal veel ingewikkelder. Je zult de bestanden dan via je e-mail moeten versturen of via een clouddienst moeten overzetten. Bij iedere aanpassing zul je het bestand op moeten slaan en wederom uploaden. Al dat gedoe is met Office Online niet nodig.
Lees: Hoe log ik in op OneDrive?
Werk met meerdere mensen aan hetzelfde bestand
Dat alles in de clous wordt opgeslagen heeft nog meer voordelen. Het is bijvoorbeeld veel prettiger werken met een groep. Iedereen heeft toegang tot een bestand vanaf zijn of haar eigen apparaat. Het is zeer eenvoudig om iemand toegang te geven. Je hoeft slechts een link op te sturen. Dat doe je met een paar klikken op de muis. Een voorwaarde is natuurlijk wel dat de ontvanger ook over een Microsoft Online account beschikt. Maar die is zoals gezegd volledig gratis aan te maken.
Het gelimiteerde aantal functies is een voordeel voor de meeste gebruikers
Slechts een kleine groep gebruikers zal programma’s of functies missen in het Office Online pakket. Voor de meeste andere mensen heeft deze versie een verhoogde gebruiksvriendelijkheid. Door de jaren heen heeft Microsoft namelijk heel wat functionaliteiten toegevoegd aan de offline versies van de programma’s. Dat is goed nieuws voor professionals. Maar het levert ook problemen op met de interface. Door de vele opties wordt die onoverzichtelijk. De afgeslankte editie van Office Online zorgt voor een veel soepelere gebruikerservaring.
Lees: 10 handige tips voor OneDrive
Geen problemen met de opslagruimte op je device
Microsoft Office is door de jaren heen een robuust, maar daardoor ook erg groot, softwarepakket geworden. Voor veel laptops, smartphones en tablets zijn de programma’s daarnaast gewoonweg te zwaar. Hierdoor draait alles langzaam en dat werkt uiteraard niet prettig. Met Office Online heb je deze problemen niet. Bovendien wordt alles op OneDrive opgeslagen. Je hebt dus ook nooit een gebrek aan opslagruimte op het apparaat waar je op werkt.
Conclusie: Office Online is een betere optie voor de meeste gebruikers
Veel van wat je doet vindt tegenwoordig online plaats. Dat geldt ook voor het professionele en persoonlijke gebruik van de programma’s van Office. Hierdoor past de online editie veel beter bij de huidige tijd. Daarbovenop is het pakket volledig gratis. Als jij een standaard gebruiker bent van de programma’s van Microsoft Office, dan is het overstappen naar Office Online zeker de moeite waard.
