Of je nu een drukke professional, een student of een thuiswerker bent, tijd is kostbaar. Leren om te gaan met Microsoft Outlook kan je helpen om veel tijd te besparen. Outlook is gewoon een heel krachtig mailprogramma dat veel meer kan dan alleen e-mails verzenden en ontvangen. In dit artikel presenteren we een aantal hele waardevolle tips die je helpen om je productiviteit te verhogen en tijd te besparen.
Maak gebruik van Sneltoetsen
Sneltoetsen zijn ‘de geheime wapens’ voor efficiëntie in Microsoft Outlook. In plaats van je muis te gebruiken om door alle menu’s heen te navigeren, kun je ook sneltoetsen gebruiken. Een nieuw bericht maak je bijvoorbeeld met combinatie Ctrl + N. En op een bericht antwoorden doe je door de toetscombinatie Ctrl + R te gebruiken. En zo zijn er natuurlijk nog heel veel meer combinaties die erg handig zijn om te onthouden. Je versnelt hierdoor je werkstroom aanzienlijk, omdat je je gewoon handen op het toetsenbord kan houden en daardoor minder met de muis hoeft te klikken.
Gebruik de Snelle stappen functie
Met de snelle stappen functie kan je regels opstellen waarmee je e-mailberichten automatisch kunt organiseren. Zo kan je bijvoorbeeld een Snelle Stap maken die alle e-mails van een bepaalde afzender direct naar een specifieke map verplaatst. Dit bespaart je tijd die anders zou worden besteed aan het handmatig verplaatsen/slepen van e-mails. Ga hiervoor naar het tabblad Start en klik op Snelle stappen. Volg daarna de instructies om de stap in te stellen.
Leer om te gaan met de zoekfunctie
Outlook heeft een krachtige zoekfunctie waarmee je snel e-mails kan vinden. Typ gewoon een trefwoord of een zin in de zoekbalk bovenaan en druk op Enter. Beter is het om de geavanceerde zoekfilter te gebruiken. Op die manier verfijn je de resultaten. Zo bespaar je kostbare tijd die je anders had besteed aan het handmatig zoeken door je hele Inbox. Een andere, praktische functie is de ‘verwante items’ functie. Deze functie is heel handig, vooral als je (bijna) zeker weet dat er al eens eerder over het betreffende onderwerp is gemaild. De mailconversatie kan je dan snel vinden door de functie verwante items te gebruiken. Klik daarvoor in je Inbox op de betreffende mail, daarna de rechter muisknop en vervolgens op verwante items.
Sleep to-do mails naar je takenlijst
Krijg jij de hele dag door verzoeken via je mail? Dan kan het nogal omslachtig zijn om iedere keer handmatig een taak daarvan aan te maken. Veel gemakkelijker is het, om de e-mail gewoon even te slepen naar je takenlijst (die staat linksonder of linksboven in nieuwere versies van Outlook).
Door de mail te slepen naar de takenlijst, opent Outlook direct een nieuwe taak. Het fijne is hierbij ook dat de inhoud van de e-mail er ook direct in staat. Het enige wat je nu nog moet doen is een datum/tijd invoeren wanneer de taak afgerond moet zijn.
Werk met kleurcategorieën
Deze functie handig als je meer overzicht wil hebben in je mailbox. Zo kan je bijvoorbeeld kleuren aanmaken voor bepaalde projecten, facturen of nieuwsbrieven. Rangschik Outlook daarna op categorieën en dan kan je alle mails per categorie gaan afhandelen. Dan doe je bijvoorbeeld op maandag het ene project en de nieuwsbrieven lees je bijvoorbeeld op de dinsdag etc.
Met deze handige tips kun je het jezelf een heel stuk gemakkelijker maken en zo ook heel veel kostbare tijd besparen!
