Door te kiezen voor slimme software op het gebied van boekhouding kun je veel administratieve handelingen automatiseren. Naast het feit dat het je veel tijd bespaart sla je gelijk ook alle gegevens op en voldoe je aan de bewaarplicht. In dit artikel bekijken we welke administratieve onderdelen van je boekhouding je kunt automatiseren.
Debiteurenbeheer automatiseren
Een van de administratieve taken die je eenvoudig kunt automatiseren en die je veel tijd schelen is het automatiseren van je debiteurenbeheer. Door digitaal facturen te maken en te versturen en je klanten digitaal te laten betalen worden je facturen al snel 30% sneller betaald.
Digitaal facturen maken en versturen
Veel online boekhoudprogramma’s en debiteurenbeheer software bieden de mogelijkheden om binnen een paar klikken offertes en facturen op te stellen. De software houdt vaak bij wanneer de facturen betaald moeten worden en wanneer je een herinnering moet sturen. Vaak kun je de facturen via het boekhoudprogramma zelf versturen. Dit zijn slechts enkele facetten van het automatiseren van je debiteurenbeheer. Met debiteurenbeheer software kun je nog veel meer. Niet alleen worden je facturen sneller betaald, doordat alle gegevens worden opgeslagen krijg je bijvoorbeeld een beter inzicht in je cashflow.
Laat je klanten digitaal betalen
Voeg digitale betaalmethoden toe aan je factuur. Zo kunnen klanten direct online betalen via bijvoorbeeld iDEAL of een andere betaalmethode. Dit maakt het makkelijk voor je klanten om te betalen. Zo ontvang je vaak je geld sneller en heb je minder te maken met facturen die lang open blijven staan.
Creditmanagement
Soms worden facturen niet betaald. Het kost dan veel tijd om achter de betaling aan te gaan of incassobureaus in te schakelen. Veel programma’s op het gebied van debiteurenbeheer beschikken over credit management software. Tijdrovende processen op dit gebied worden hiermee uit handen genomen.
Maak gebruik van koppelingen
Zorg dat je boekhoudpakket kan “praten” met andere systemen zoals je salarisadministratie, je webshop, je urenregistratie, De Belastingdienst en andere instanties. Hierdoor kun je erg snel gegevens uitwisselen. Dat wil zeggen: Hoe meer je koppelt, hoe sneller je boekhouding gaat. Alles wordt verzameld op een centraal punt en je hebt op ieder moment inzicht in je financiële gegevens. Hoe meer gegevens je kunt koppelen, hoe relevanter de inzichten zijn en hoe eenvoudiger het wordt om te sturen en bedrijfsbeslissingen te maken op basis van deze gegevens.
Automatisch je BTW-aangifte doen
Een van de dingen die een stuk makkelijk gaat als je gebruik maakt van koppelingen is het doen van je BTW-aangifte. Veel ondernemers zien er tegenop. Wanneer je boekhouding niet geautomatiseerd is kan het doen van je BTW-aangifte een tijdrovende klus zijn. Met een goed boekhoudpakket doe je je BTW-aangifte binnen een paar klikken. Als je alle financiële gegevens goed hebt verwerkt, zet het programma de BTW-aangifte automatisch voor je klaar en kan deze na jouw goedkeuring direct doorsturen naar De Belastingdienst.
Bankkoppeling
Een handige functie van moderne boekhoudprogramma’s is de bankkoppeling. Alle gegevens vanuit internetbankieren stromen zo automatisch de boekhouding in. Binnen een paar klikken kun je de transacties dan wegboeken in de administratie. Op deze manier blijft je boekhouding altijd up-to-date en het bespaart erg veel kostbare tijd.
Het gebruik van data voor de toekomst
Door al je gegevens te verzamelen op een plek kun je met behulp van deze data en de rapportage en analyse tools die boekhoudprogramma’s bieden toekomstgerichte management informatie halen. Zo krijg je bijvoorbeeld inzicht in de winst per product of dienst, hierdoor weet je waar je als ondernemer je focus zou moeten leggen. Hoe meer data uit verschillende programma’s je koppelt, hoe meer relevante sturingsinformatie je krijgt. Verdienen medewerkers bijvoorbeeld hun salaris wel terug? Welke verkoper behaalt de hoogste omzetten? Op deze vragen krijg je eenvoudig antwoord als je je boekhoudprogramma koppelt aan je salarisadministratie.
Veiligheid en backups
Kies je voor een boekhoudprogramma, let dan op de veiligheidsmaatregelen en de opties voor backups. Het is belangrijk om de financiële gegevens van je bedrijf goed te beschermen. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat het programma regelmatig automatische backups van bestanden en databases maakt die opgeslagen worden op een veilige locatie. Daarnaast is het belangrijk dat het programma voldoet aan alle regelgeving op het gebied van databeveiliging en privacy wetgeving.
