Als drukbezette professional begrijpen we als geen ander hoe waardevol tijd is. Gelukkig kan Microsoft Excel je helpen om je taken sneller en effectiever uit te voeren. Of je nu een beginner bent of een ervaren Excel specialist, de Excel tips in dit blog helpen je om tijd te besparen.
Maak Gegevens Visueel met Sparklines
Als je een Excel bestand hebt met veel gegevens, dan kan je veel tijd besparen als je al die gegevens in een visueel aantrekkelijke vorm kunt zetten. Trends en afwijkingen zie je zo een stuk sneller. Een handige functie om hiervoor in te zetten is de functie: Sparklines. Dit zijn kleine grafiekjes die in een enkele cel passen. Stel dat je een lijst met maandelijkse verkoopcijfers hebt en je wilt de trend van elk product in één oogopslag begrijpen. Met behulp van Sparklines kun je een compacte lijn-, kolom- of winst-en-verliesgrafieken direct naast je gegevens plaatsen, waardoor je snel inzicht.
De Sparklines functie vind je in het tabblad Invoegen -> Sparklines. Kies daar voor Lijn – Kolom of Winst/verlies en selecteer daar het bereik en klik dan op OK. Excel maakt er direct een Sparkline van. Het is natuurlijk ook mogelijk om de Sparkline aan te passen of een andere kleur te geven. Na het aanmaken van een Sparkline, verschijnt er in het tabblad een nieuw menu waar je een en ander aan kunt passen.
Simpele berekeningen maken doe je zo
Het klinkt moeilijk om berekeningen te maken in Excel, maar dat valt wel mee. Wil je getallen optellen? Gebruik dan de Autosom functie. De Autosom vind je in het tabblad Start – Bewerken. Je kunt ook in de balk typen =SOM(A1:A10). Bij A1:A10 kan je natuurlijk ook andere cellen selecteren.
Vermenigvuldigen gaat op, ongeveer dezelfde manier. Alleen gebruik je dan als vermenigvuldig teken een * (sterretje) in plaats van het x teken. Probeer het eens door in een lege cel, de volgende som te plaatsen: = 9*3 en dan Enter.
Gebruik sneltoetsen
Door het gebruik van toets combinaties kun je je workflow aanzienlijk versnellen. Hieronder een aantal combinaties die je echt zou moeten onthouden om extra zoektijd te besparen:
- Ctrl + pijltoets: Naar het uiteinde van gegevens in een rij of kolom springen
- Ctrl + Shift + pijl: Een volledige rij of kolom selecteren op basis van de richting van de pijltoets
- Ctrl + Z: De laatste actie ongedaan maken
- Ctrl + F: Zoeken naar tekst of waarden in het werkblad
Woorden doorstrepen
Als je al gewend bent om sneltoetsen voor Microsoft Word en andere toepassingen te gebruiken, is het eenvoudig om deze Excel-sneltoets aan je geheugen toe te voegen: Ctrl + 5 (op een Windows computer) en op een Mac druk je op de combinatie Cmd + Shift + X.
Gebruik de Filteren functie
Soms heb je veel gegevens in Excel staan, maar wil je slechts een bepaald gedeelte zien. Dat kan met de functie Filteren. Je vindt deze handige functie Start – Bewerken – Sorteren en Filteren. Selecteer simpelweg de bovenste rij en plaats er een filter op. Nu is het mogelijk gegevens te filteren. Speel maar eens met het aan- en uitzetten van de verschillende vinkjes.
