Kantoor tips

Hieronder vind je een grote verzameling tips om slimmer, sneller en efficiënter om te gaan met software, die je vaak op kantoor gebruikt. Microsoft Office met Word, Excel, PowerPoint en Outlook worden het meest gebruikt op kantoor, maar er kunnen ook andere toepassingen voorbij komen, zoals Gmail.

Mail waarschuwing op je bureaublad

Mail waarschuwing op je bureaublad

Outlook 2003 beschikt over de mogelijkheid om te waarschuwen als er een nieuw e-mailbericht is binnengekomen. Deze waarschuwing kan een geluidje zijn, maar ook bijvoorbeeld een transparante waarschuwing op het Bureaublad. Deze laatste optie stel je als volgt in:

Adressen aanpassen Outlook

Adressen aanpassen Outlook

Wanneer je een e-mailadres in Outlook wilt tikken vult hij, als deze al eerder is gebruikt, automatisch aan (automatisch aanvullen). Dit is handig maar je kan het verder niet aanpassen. Outlook maakt hier een apart bestand voor aan met de nk2 extensie.

Dubbele waarden vinden in Excel 2007

Dubbele waarden vinden in Excel 2007

Excel 2007 kent een nieuwe manier om dubbele waarden in lijsten te herkennen. Het programma maakt daarbij gebruik van een vorm van voorwaardelijke opmaak. Alle dubbele waarden krijgen een afwijkende kleur. Handel als volgt om dubbele waarden te vinden in Excel:

Outlook 2007 opschonen

Outlook 2007 opschonen

Een overvol Postvak IN is niet alleen lastig voor jou, maar ook voor de organisatie. Al die berichten vereisen extra opslagruimte en dat kost geld. Daarom stellen organisaties vaak een limiet aan de grootte van uw postvak.Ga je hier overheen, dan kun je mogelijk geen mail meer ontvangen of versturen. Zo controleert je de totale grootte van alle items in Outlook 2007:

Weeknummers instellen in Outlook

Weeknummers instellen in Outlook

In de agenda van Outlook kun je ook de weeknummers weergeven. Je begrijpt niet waarom dit niet standaard wordt weergeven in Outlook en een optie om de weeknummers niet te laten zien. Wil je weeknummers zien in je agenda van Outlook, neem dan onderstaande stappen:

Macro typt automatisch een tekst

Macro typt automatisch een tekst

Voor elke repeterende handeling kun je in Word 2003 een macro maken. Hierbij kun je denken aan een macro die een regel vet maakt, een macro die een heleboel opmaaktaken regelt, een macro die een hyperlink maakt, een macro die automatisch een bepaalde tekst typt enzovoort.Deze laatste maak je als volgt aan:

Outlook beveiligen met wachtwoord

Outlook beveiligen met wachtwoord

Je kunt Outlook beveiligen door het instellen van een wachtwoord. Er wordt een wachtwoord geplaatst op het zogenaamde .pst bestand. Je kunt Outlook als volgt beveiligen met een wachtwoord:

Altijd een back-up in Word

Altijd een back-up in Word

Het zal niet de eerste keer zijn, dat je de hele dag aan het tikken bent in Word en je computer loopt vast. Je moet hem opnieuw opstarten en je hebt een dag voor niks gewerkt. Dit kan je voorkomen door de ingebouwde mogelijkheid om automatisch een reservekopie te maken in Word van je documenten. Deze optie activeer je als volgt:

Leesindeling uitzetten

Leesindeling uitzetten

Word beschikt over de optie Leesindeling. Hierbij worden van een document 2 pagina s naast elkaar op het beeldscherm geplaatst voor een beter overzicht. Je kan deze functie activeren via Beeld - Leesindeling of door te klikken op de icoon Leesindeling in de werkbalk. Het kan voorkomen dat een document dat je van iemand anders hebt ontvangen bij het openen direct naar de Leesindeling springt. Wil je dat liever niet, dan kan je dat als volgt uitzetten:

Pagina's