Haal meer uit Excel

Hoe haal je meer uit Excel?

Vind je het ook zo belangrijk om orde en overzicht te hebben als je met getallen bezig bent? Met het programma Excel schep je orde in de numerieke chaos. In de laatste versie (2016) zijn weer de nodige veranderingen doorgevoerd. Lees hier hoe je deze toe kunt passen.

De formulebibliotheek

Een formule voert een berekening of een andere actie uit met de gegevens die je op je werkblad hebt ingevuld. Om te voorkomen dat je zelf steeds op zoek moet naar een bepaalde formule kun je die terugvinden in de formulebibliotheek. Deze vind je in Excel door op het tabblad “formules” te klikken. Je ziet nu in de werkbalk de formules keurig gerubriceerd staan. Zo heb je onder andere de rubrieken “financieel”, “logisch” en “tekst”. Door één van die rubrieken te openen, zie je tientallen formules die je vervolgens aan kunt klikken en toe kunt passen.

Kopiëren en plakken

Naast het “gewone” kopiëren en plakken, biedt Excel ook een paar geavanceerde knip- en plakfuncties. Om een voorbeeld te geven: je hebt een databereik geselecteerd van enkele getallen en formules en die naar het klembord gekopieerd. Nu is het de bedoeling om deze in een ander werkblad te plakken. Daarbij wil je dat de formules omgezet worden naar statistische waarden. Dit gaat als volgt in zijn werk:

  • Klik met de rechter muisknop op het doelbereik
  • Kies voor “plakken speciaal”
  • Klik op “waarden”

Je zult zien dat de formules nu verdwenen zijn en de waarden worden weergegeven. Je zou ook bijvoorbeeld de cellen en kolommen om kunnen draaien in het doelbereik. In dat geval kies je voor “transponeren”.

Getallen een naam geven

Gebruikers van Excel hebben vaak dezelfde complexe getallen in hun spreadsheet staan. Als je deze complexe getallen vaak nodig hebt, is het handig om met één handeling het getal op te roepen. Dat kan door de getallen te vervangen door een naam. Dit gaat op de volgende manier:

  • Klik met de rechter muisknop op de betreffende cel
  • Kies in het nieuwe scherm voor “naam definiëren”.
  • Er opent zich onder in beeld een nieuw schermpje. Vul een naam in.
  • Kies nu voor het bereik (zal meestal “werkmap” zijn, de eerste optie).
  • Zie hieronder voor het vak “opmerkingen”
  • Verwijs naar de cel die het getal bevat (meestal heeft Excel dit al ingevuld)

Door alleen maar de gedefinieerde naam in te vullen, kunt u heel eenvoudig gebruik maken van het complexe getal. Dit scheelt behoorlijk veel handelingen.

Opmerkingen gebruiken

Bij het invullen van een naam is het ook mogelijk om opmerkingen toe te voegen. Dit kan erg handig zijn om te onthouden wat alle getallen en formules ook nog maar betekenen. Op het moment dat er bij “opmerkingen” iets is ingevuld, zal er in de cel een rood driehoekje verschijnen. Door de muis hierboven te houden, verschijnt de opmerking in beeld.

Snel formules bekijken

Als je de formules die je gebruikt hebt in een spreadsheet even snel wilt bekijken, hoef je alleen maar CTRL + T in te drukken. Nu krijg je niet de resultaten van de formule te zien, maar de formule zelf. Als je daarna nogmaals CTRL + T indrukt, keer je weer terug naar de vorige weergave (die met resultaten). Stel nu dat je het wel handig vindt om altijd de formules te kunnen zien. In dat geval doe je het volgende:

  • Ga naar “bestand”
  • Kies voor “opties”
  • Kies voor “geavanceerd”
  • Scroll naar beneden en zet een vinkje in het vakje “Formules weergeven in cellen in plaats van de berekende resultaten”.

Deel dit artikel:

Andere bekeken ook: